Zakelijke documenten mailen naar privéadres: reden voor ontslag?

Een werkvoorbereider krijgt op een dag een document voorgelegd met een geheimhoudingsverklaring, relatiebeding en concurrentiebeding, allemaal voorzien van een flink boetebeding. Als hij niet tekent, moet hij meteen zijn spullen inleveren en vertrekken. De man weigert en wordt uiteindelijk op staande voet ontslagen. Mag dat?

Zakelijke documenten mailen naar privéadres: reden voor ontslag?

Zijn werkgever geeft echter een hele andere reden voor het ontslag. Het gaat niet om de geweigerde ondertekening, maar het feit dat de man vermoedelijk zakelijke documenten achterhoudt. Die zou hij hebben gemaild naar zijn privéadres. Die documenten bevatten belangrijke informatie over lopende projecten. De werknemer zegt dat hij die documenten helemaal niet heeft en dat hij ze dus ook niet kan inleveren.

Niet tekenen betekent het einde

Als de werkvoorbereider op 22 december op zijn werk is, krijgt hij van een IT-auditor een document dat hij direct moest ondertekenen. Het bevatte een concurrentiebeding, relatiebeding en geheimhoudingsbeding, alles voorzien van een fikse boete. Er is namelijk een fikse update in de beveiliging nodig. Als hij het document niet ondertekent, moest hij naar huis gaan en zijn telefoon en sleutels inleveren. Dat weigert hij allebei. Hij wil niet tekenen, maar ook zijn spullen niet inleveren. Wel besluit hij om in elk geval naar huis te gaan. Vervolgens wordt die zelfde dag nog zijn zakelijke telefoon afgesloten en de volgende dag is de computer op zijn werkplek verdwenen. Volgens de werkgever is er een vertrouwensbreuk ontstaan en moest worden voorkomen dat hij (mogelijke) klanten, leveranciers en collega’s negatief zou bejegenen. De werkvoorbereider wordt weer naar huis gestuurd en komt niet meer terug. In de periode hierna werd hem gevraagd zijn telefoon en sleutels in te leveren en geen contact met collega’s en klanten te hebben en zijn bedrijfsaccount niet te benaderen. Er is gesproken over een voorstel voor een minnelijk einde van de arbeidsovereenkomst, maar zo ver kwam het niet omdat hij op staande voet werd ontslagen.

Ontslag op staande voet

De reden voor het ontslag op staande voet is het feit dat de werkvoorbereider belangrijke bedrijfsinformatie niet heeft ingeleverd. Maar de man heeft geen informatie  achtergehouden, zo stelt hij. Alles zat in zijn zakelijke mailbox, waarover hij niet meer beschikte, maar zijn werkgever wel. Het klopt dat de man wel eens zakelijke mails naar zijn privémail stuurde en vice versa. Dat deden andere werknemers ook. Dat was ook in het belang van de werkgever, omdat er dan nog ’s avonds thuis gewerkt kon worden. Hij beschikte niet over een zakelijke laptop en zakelijke e-mails werden na gebruik direct uit de privé e-mail verwijderd. Zijn werkgever heeft ook niet geconcretiseerd om welke e-mail(s) het gaat. Wel stellen zij dat de man weinig informatie over projecten heeft opgeslagen op de servers van het bedrijf terwijl hij de spil van vele projecten was en dus alle informatie tot zijn beschikking moet hebben gehad.

Nog twee keer ontslagen

Maar er nóg een ontslag op staande voet gegeven. Hoewel de werkgever de man heeft gevraagd om zijn zakelijke telefoon ongewijzigd in te leveren, heeft hij deze eerst teruggezet naar de fabrieksinstellingen. Maar het verzoek om de telefoon in te leveren kwam volgens de werkvoorbereider pas nadat hij de telefoon naar fabrieksinstellingen zette. De sim-kaart werd namelijk al op 22 december onbruikbaar en het telefoonnummer was al bij iemand anders in gebruik gegeven. Daarop heeft hij de telefoon teruggezet naar fabriekinstellingen, de telefoon was toch niet meer bruikbaar. Dat heeft hij eind januari al laten weten, terwijl het ontslag om die reden pas veel later kwam. Maar de werkgever heeft zelfs een derde reden voor het ontslag. Zij hebben ontdekt dat de werkvoorbereider zes keer een valse verklaring heeft ondertekend ten behoeve van klassenbureau L’loyds Register. Hij heeft daarin verklaard dat iemand als lasser werkzaam was terwijl hij in die periode helemaal niet werkzaam was. Er is voor gekozen niet nogmaals een ‘ontslag op staande voet voor zover vereist’ te verlenen, maar de werkgever vindt deze feiten wel belangrijk om te vermelden.

Betalen!

Omdat er volgens de werkvoorbereider geen sprake is van een rechtsgeldig gegeven ontslag op staande voet, wil hij geld zien. Hij berust in zijn ontslag, maar wil een billijke vergoeding, transitievergoeding en diverse andere bedragen. De werkgever wil dat het ontslag stand houdt, maar vraagt anders ontbinding van de arbeidsovereenkomst zonder toekenning van een vergoeding, op grond van verwijtbaar handelen. Ook de werkgever wil compensatie, de gefixeerde schadevergoeding en proceskosten, beide te vermeerderen met de wettelijke rente, en retournering van alle zaken en bedrijfsinformatie die de werknemer tijdens het dienstverband met heeft gehad.

 Situatie veroorzaakt door werkgever

De rechter ziet de situatie heel anders dan de werkgever. Die stelt namelijk dat de situatie is ontstaan door het gedrag van de werkgever op en rond 22 december 2020. Toen de werknemer het document niet wilde tekenen, ontstond een conflict waarbij over een weer wordt gesteld dat de ander zich onredelijk heeft opgesteld en niet juist heeft gehandeld. In elk geval staat vast dat de telefoon meteen werd geblokkeerd en ook dat de werknemer direct (en vervolgens herhaaldelijk) opgedragen werd spullen en informatie in te leveren. Ook heeft de werkgever in de dagen en weken hierna opgedragen geen contact met collega’s en klanten te hebben en het systeem niet te benaderen. Dit alles slechts omdat hij niet wilde meewerken in een situatie die hem volledig moet hebben overvallen. Dat hierdoor naar zeggen van de werkgever een vertrouwensbreuk is ontstaan, kan de werknemer niet worden verweten. Zelfs als de werknemer zich boos en niet coöperatief heeft opgesteld is dat gezien de voor hem onverwachtse en ingrijpende situatie, begrijpelijk.

Mailen is geen reden voor ontslag

Dan verwijt de werkgever de man ook dat hij zakelijke e-mails heeft doorgestuurd naar zijn privé e-mailadres waardoor hij informatie van zijn werkgever had. Die informatie heeft hij niet ingeleverd. De werkgever vindt dat dit reden is voor ontslag op staande voet, maar daar is de rechter het niet mee eens. Het gaat om e-mails die tijdens zijn dienstverband en vóórdat sprake was van een conflict tussen partijen naar zijn privé e-mailadres zijn doorgestuurd. Iets dat vaker en door meerdere collega’s werd gedaan. Er is ook geen beleid voor gebruik van zakelijke e-mails via het privé-mailadres. Dit is dus geen dringende reden voor een ontslag op staande voet op.

Informatie gewist, inleveren onmogelijk

De werknemer zegt dat hij alle mails meteen wiste na gebruik. De werkgever kan niet bewijzen dat dat niet zo is en dus kan niet gevraagd worden om informatie af te staan die de man niet meer in zijn bezit heeft. Er is ook niet bewezen dat het hier gaat om bedrijfsgevoelige informatie die de werknemer niet had mogen doorsturen.  De werkgever heeft zelfs niet geconcretiseerd welke informatie is doorgestuurd die ze nu zou missen of waarom daarbij sprake zou zijn van een dringende reden voor ontslag op staande voet. Het eerste ontslag op staande voet is dus niet rechtsgeldig gegeven. De rechter komt nu toe aan het tweede ontslag.

De telefoon

De werknemer is de tweede keer ontslagen omdat hij zijn telefoon terug heeft gezet naar de fabrieksinstellingen ondanks het expliciete verzoek van zijn werkgever om die telefoon juist inclusief geheugen in te leveren. Volgens de werkgever waren alleen al de contactgegevens zeer belangrijk, maar stonden er mogelijk ook belangrijke documenten, tekeningen en foto’s op de telefoon. Als dit al reden zou zijn voor ontslag op staande voet, geldt dat het ontslag op staande voet op deze grond niet onverwijld is gegeven. Er werd op 28 januari 2021 bericht dat de telefoon was gewist en pas op 16 februari 2021 werd om die reden ontslag op staande voet gegeven . Daarbij is geen sprake van onverwijldheid, zodat alleen al om die reden het ontslag niet in stand kan blijven.

Maar de rechter overweegt ook dat het niet waarschijnlijk is dat belangrijke bedrijfsinformatie alleen maar bij deze werknemer bekend was, laat staan dat dit slechts beschikbaar was op zijn telefoon. Voor zover dat al wel zo was, komt dat niet voor rekening en risico van de werknemer, maar had de werkgever de eigen bedrijfsvoering en systemen anders moeten inrichten. Bovendien geldt dat het wissen van gegevens van de telefoon de werknemer niet kan worden verweten gelet op de – door toedoen van de werkgever – ontstane situatie en haar handelen op en vanaf 22 december 2020. Ook hier is dus weer geen rechtsgeldig ontslag gegeven.

De derde reden

Hoewel de handelswijze van [verzoeker] in dit kader kwalijk is te noemen, geldt dat hij heeft voortgebouwd op de handelswijze zoals deze kennelijk al door een van de leidinggevenden werd gebezigd. Dat betekent niet dat hij geen eigen verantwoordelijkheid meer had in deze kwestie. Maar volgens de kantonrechter zou in deze situatie een officiële waarschuwing een meer passende sanctie zijn geweest. Daarmee is er ook geen reden voor het geven van een ontslag wegens ernstig verwijtbaar handelen of nalaten. De transitievergoeding van circa 13.000 euro krijgt de werknemer dus sowieso. Ook is er sprake van een onregelmatige opzegging en dus krijgt de werknemer een vergoeding gelijk aan het bedrag van het in geld vastgestelde loon over de termijn dat de arbeidsovereenkomst bij regelmatige opzegging had behoren voort te duren. In dit geval van s dat het om het loon over de periode van 12 februari 2021 (de ontslagdatum) tot en met 30 april 2021 (uitspraak bij de rechter) in totaal ruim 16.000 euro bruto. Omdat er geen dringende reden was voor het ontslag kent de kantonrechter ook een billijke vergoeding toe van 15.000 euro bruto. Als laatste moet er nog een deugdelijke eindafrekening van het dienstverband komen, waaronder uitbetaling van de niet-opgenomen vakantiedagen en het opgebouwde vakantiegeld, op straffe van een dwangsom van 250 euro voor iedere dag dat zij hiermee in gebreke blijft, met een maximum van 20.000 euro. Ook de gerechtelijke kosten komen voor rekening van de werkgever.

De werkgever ontvangt geen schadevergoeding en er hoeft geen (al dan niet bestaande) informatie te worden overgedragen.

Bron: SalarisNet/Vakmedianet